Confira como funciona a metodologia DMAIC em um projeto Seis Sigma para a redução de despesas familiares!
Voitto Treinamentos
O programa Seis Sigma está ganhando cada vez mais espaço nos ambientes corporativos e institucionais, não é mesmo? Este rápido crescimento aconteceu, principalmente, pelos ganhos bilionários obtidos com a adoção da metodologia pela General Electric ao final dos anos 2000.
É muito pouco provável que isso mude. Através de sua estruturada e sistêmica metodologia – o DMAIC, este revolucionário programa da qualidade vem nos revelando que sua aplicação pode abranger diferentes outros cenários de gerenciamento para a resolução de problemas, como, por exemplo, despesas familiares. Mesmo que tenha inicialmente estranhado este tema, neste artigo, você irá descobrir que o programa Seis Sigma não é destinado somente a organizações de grande porte. Muito pelo contrário, sua robusta e eficiente estrutura permite que ele seja adotado até mesmo dentro de um contexto familiar. É por isso que agora, você pode conferir detalhadamente um estudo de caso bem didático e bacana que mostra todo o funcionamento de um projeto Seis Sigma, onde por meio das fases da metodologia DMAIC consegue alcançar o objetivo em especial da família Silva de reduzir o valor de suas despesas.
Antes de entrarmos na metodologia DMAIC em si, é essencial primeiro termos em mãos uma quantidade suficiente de informações que revelem o contexto do problema envolvido e indiquem os caminhos e as decisões mais oportunas que devem ser colocadas em prática.
Para atender esta condição, a seguir vamos conhecer as principais informações do projeto:
A família Silva tem como membros o pai André, a mãe Renata e os dois filhos adolescentes Felipe e Marina; André é engenheiro de produção na Voitto Bobinas e recentemente adquiriu o treinamento de Green Belt em Lean Seis Sigma para auxiliar o processo de implantação deste programa na sua empresa; Eles moram em um apartamento alugado em um bairro nobre da cidade de Juiz de Fora/MG que conta com um dos mais altos valores de condomínio da região;
Eles dispõem de dois carros para uso, sendo que o deslocamento para o trabalho de André, para a escola dos filhos, ao supermercado e para outros locais é geralmente realizado com apenas um dos carros por vez; André tem como hobby assistir os canais pagos de TV a cabo ligado a esportes, como: UFC e futebol; Renata, atualmente, saiu do emprego para estudar para seu doutorado, é formada em psicologia. Além disso, adora ler e, toda semana, vai a livraria e compra três novos livro; O casal de filhos fazem aulas de inglês e academia, e costumam renovar sempre seus aparelhos eletrônicos em datas comemorativas, como: aniversários e Natal; A família Silva possui o hábito de almoçar em restaurantes todos os finais de semana.
Com o objetivo de aplicar também em sua casa os conhecimentos adquiridos com o curso em Lean Seis Sigma, o Sr. Silva levantou os dados financeiros mensais gerados nos últimos 3 anos por sua família – de set/2014 a set/2017. A partir deles, iniciou então junto com sua família o desenvolvimento do projeto que veremos a seguir.
(D)efinir o escopo: a primeira etapa!
1. Expor o tema e objetivo do projeto: esta parte não foi difícil; André teve apenas como tarefa listar o objetivo geral de seu projeto: reduzir as despesas mensais de sua família.
2. Avaliar o comportamento do processo: com base em todos os dados financeiros recolhidos nos últimos 3 anos, ele decidiu avaliar no Minitab se o comportamento do processo obedecia a uma Distribuição Normal. Depois de executar esta atividade, ele constatou que não obedecia e, portanto, restringiu o uso de dados considerando apenas os últimos 12 meses para análise, de setembro de 2016 até setembro de 2017.
3. Determinar a meta do projeto: de acordo com um Benchmarking realizado, enquanto que sua família consumia cerca de R$ 6.500,00, ele constatou que o valor médio consumido por uma família de classe média com 2 filhos era de apenas R$ 3.500,00. Deste modo, a meta por ele estipulada foi de reduzir as despesas mensais no prazo de até 4 meses no mínimo em 30%, alcançando o novo índice de R$ 4.500,00.
4. Identificar as necessidades do cliente: para continuar com o projeto, André precisou levar em consideração as necessidades e anseios de todos os demais integrantes de sua família – os clientes do projeto. Logo, a técnica de entrevista presencial da metodologia da Voz do Cliente (VOC) se mostrou muito convidativa para seguir adiante.
5. Definir o escopo do projeto: conforme as necessidades levantadas na atividade anterior, ele pode definir então o Escopo do Projeto, registrando o que podia ser cortado e mitigado – despesas pessoais, patrimônios físicos e mudança de residência – do que não podia – educação dos filhos e plano de saúde familiar.
6. Ilustrar o processo chave envolvido: considerando que o processo chave é o de pagamento de despesas, o Sr. Silva preencheu uma Matriz SIPOC envolvendo 3 etapas em particular: a entrada de seu salário, o pagamento de contas programadas e o pagamento de despesas não programadas.
7. Elaborar e validar o contrato: redigido pelo líder do projeto – André – e assinado pelos demais membros – a família, os temas contemplados no Project Charter foram: objetivo, justificativa, meta, baseline, cronograma, equipe, escopo e assinaturas.
(M)edir o problema: a segunda fase!
8. Levantar todas as causas raízes do processo: para facilitar a identificação das principais causas raízes que provocaram o alto valor de suas despesas, a família de André destrinchou em um Diagrama de Espinha de Peixe várias opções presentes em tópicos gerais, como: gasolina, esporte, lazer, moradia, serviços eletrônicos e alimentação.
9. Priorizar as principais causas raízes: como forma de priorizar as causas listadas anteriormente, uma Matriz de Causa e Efeito foi preenchida considerando como fatores de correlação a frequência de cada causa e o impacto de cada uma delas no orçamento.
10. Ilustrar as causas vitais: por meio dos dados contidos na Matriz de Causa e Efeito, um Diagrama de Pareto foi gerado, e os itens vitais foram identificados, sendo eles: educação, aluguel, gasolina, alimentação e saúde. Só que como vimos lá atrás, o escopo do projeto impedia o combate a itens ligados a educação e saúde, não é verdade? Logo, somente as demais causas foram pra próxima etapa.
(A)nalisar as causas raízes: a terceira etapa!
11. Analisar cada causa raiz de forma quantitativa: com o objetivo de comprovar através de fatos e dados cada uma das principais causas raízes encontradas na fase anterior, nesta etapa André: usou a ferramenta ANOVA para avaliar a média de aluguel em três bairros nobres diferentes, e constatou que seu bairro detinha do maior valor de aluguel; e utilizou a Análise de Regressão para comprovar que o alto valor da gasolina era decorrente da grande distância percorrida mensalmente.
(I)mplementar ações de melhoria: o quarto passo!
12. Propor soluções para cada causa raiz: de acordo com as principais causas priorizadas e comprovadas na fase anterior – alto aluguel, despesa com 2 carros, gasolina e compras na livraria; soluções para combate-las foram propostas pela equipe em uma sessão de Brainstorming. Diante disto, foram em seguida priorizadas em uma Matriz de Causa e Efeito que detinha como fatores de correlação rapidez e baixo custo.
13. Elaborar um plano de ação: ponderadas as soluções com maior valor efetivo, 5 delas foram escolhidas e registradas em um plano de ação ilustrado conforme a ferramenta 5W2H, contendo a atividade necessária para realização (what), o responsável (who), o prazo para término e/ou avaliação (when), o local destinado (where), o procedimento para execução (how) e a informação dos investimentos necessários (how much).
(C)ontrolar o novo desempenho: a última tarefa!
14. Preparar cartas de controle: depois de implantadas as ações, André elaborou uma Carta de Controle para revelar mês a mês o progresso na redução das despesas mensais de sua família. Ele confirmou que após 6 meses de projeto, a nova média mensal de gastos familiares encontrava-se em R$ 4.100,00 – valor este inclusive abaixo da meta do projeto.
15. Calcular a nova capacidade do processo: depois então de confirmar o novo desempenho conquistado – superando a meta do projeto, ele levantou e apresentou para sua família a Capacidade do Processo de permanecer dentro do limite de R$ 4.500 previamente estipulado: um nível Sigma igual a 4.
16. Desenvolver o Plano de Controle do Projeto: para assegurar que este desempenho permaneça estável e sustentável em médio e longo prazo, o Sr. Silva enfim: elaborou um OCAP para ser acionado sempre que 80% do limite máximo for atingido; estabeleceu a necessidade de reuniões periódicas e quinzenais para incentivar a adoção de práticas para redução de gastos; e estipulou o emprego de Processos de Auditoria a cada 3 meses para garantir a conformidade no processo.
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